Compartir y colaborar

Nexovate Spreadsheet ofrece diversas funciones que permiten una colaboración en tiempo real eficiente, manteniendo el control y la trazabilidad adecuados:

Acceso y uso compartido

En principio, los derechos de acceso a las hojas de cálculo en Nexovate se gestionan como cualquier otro archivo en la app Documentos.

Sin embargo, existen diferencias importantes entre hojas de cálculo que contienen solo datos estáticos y hojas de cálculo que contienen datos dinámicos de Nexovate en cuanto a acceso y visibilidad de los datos.

Truco

  • El acceso a una carpeta o a una hoja de cálculo puede gestionarlo su propietario o cualquier usuario con derechos de Editor.

  • Un usuario con derechos de Viewer no puede compartir una hoja de cálculo con otro usuario directamente, pero puede copiar un enlace a la hoja de cálculo.

  • Cualquier usuario con acceso a una hoja de cálculo puede descargarla como archivo .xlsx haciendo clic en File ‣ Download en la barra de menú.

Roles y permisos

Los permisos se gestionan usando los siguientes roles:

Role

View

Edit

Delete

Descargar .xlsx

Share

Gestionar roles

Usar comentarios

Usar chatter

Owner

con personas específicas o mediante enlace

incluyendo cambiar el propietario

Editor

con personas específicas o mediante enlace

pero no puede cambiar el propietario

Viewer

solo mediante enlace

Compartir una hoja de cálculo estática

Las hojas de cálculo que contienen solo datos estáticos pueden compartirse interna o externamente por el propietario o por cualquier usuario con derechos de Editor.

Para hacerlo, haga clic en Share en la esquina superior derecha sobre la hoja de cálculo, y luego configure el acceso según corresponda.

Compartir una hoja de cálculo dinámica

Se considera hoja de cálculo dinámica si contiene alguno de los siguientes elementos:

Compartir internamente

Las hojas de cálculo con datos dinámicos de Nexovate solo pueden compartirse con usuarios internos por el propietario de la hoja o por cualquier usuario con derechos de Editor.

Sin embargo, tener acceso a una hoja de cálculo no significa necesariamente que un usuario interno vea todos los datos de la hoja original.

Importante

Los permisos para ver datos se tienen en cuenta cuando un usuario interno abre una hoja de cálculo: la hoja solo se poblada con los datos que el usuario está autorizado a ver.

Ejemplo

Un gerente de ventas crea una hoja de cálculo que incluye datos de ventas de todos los comerciales de su equipo. Los usuarios con el permiso Sales / User: Own Documents Only solo ven los datos relacionados con sus propias ventas.

Para compartir una hoja con datos dinámicos de Nexovate, haga clic en Share en la esquina superior derecha sobre la hoja y luego configure el acceso según corresponda.

Compartir externamente

Las hojas de cálculo con datos dinámicos de Nexovate no pueden ser accesadas por usuarios externos.

Nota

Si un usuario externo intenta acceder a una hoja dinámica mediante un enlace, se muestra un mensaje de error.

Si es necesario compartir una hoja con datos de Nexovate con un usuario externo, el propietario o un usuario con derechos de Editor puede crear una versión congelada y de solo lectura.

Para crear una versión congelada de una hoja con datos dinámicos de Nexovate, haga clic en Freeze and share en la esquina superior derecha sobre la hoja, y luego configure el acceso según corresponda.

Truco

También es posible descargar una versión congelada de una hoja con datos de Nexovate como archivo .xlsx haciendo clic en File ‣ Download en la barra de menú. Los valores de los datos dinámicos se congelan en el momento de la descarga.

Comentarios y chatter

Nexovate Spreadsheet ofrece dos formas de comunicarse con otros usuarios que tienen acceso a la misma hoja de cálculo: usando:

Usar comentarios

Los comentarios, que se añaden a celdas individuales de la hoja, son útiles para discutir elementos concretos. Otros colaboradores pueden notificarse escribiendo @ seguido de su nombre.

Importante

Solo el propietario de la hoja o los usuarios con derechos de Editor pueden usar comentarios; ambos roles pueden realizar las mismas acciones. Los comentarios no son visibles para usuarios con derechos de Viewer.

Agregar o reaccionar a comentarios

Para agregar o reaccionar a un comentario:

  1. Si el comentario es:

    • si es el primer comentario en la celda, haga clic con el botón derecho en la celda y luego en Insert comment o en Insert ‣ Insert comment en la barra de menú.

    • si es una reacción a un hilo de comentarios existente en una celda, haga clic en la celda correspondiente o en el hilo para abrirlo.

  2. Escriba un comentario en el cuadro de texto.

    Truco

    Escriba @ para etiquetar usuarios, o agregue emojis o GIFs haciendo clic en Add a Reaction.

  3. Haga clic en Send o presione Ctrl + Enter.

RRHHHaga clic en cualquier otro lugar de la hoja para cerrar el hilo de comentarios.

Truco

Para reaccionar a un comentario con solo un emoji, pase el cursor por el comentario, haga clic en el icono (Add a Reaction) y luego seleccione el emoji deseado.

Ver comentarios

Cuando se añade un comentario a una celda, aparece un pequeño triángulo amarillo en la esquina superior derecha de la celda.

Para ver el hilo de comentarios de una celda, pase el cursor sobre la celda; haga clic en la celda o en el hilo para abrirlo y poder añadir un comentario.

Para ver todos los comentarios en una hoja, haga clic en View ‣ All comments en la barra de menú. Alternativamente, después de abrir un hilo de comentarios, haga clic en Open all comments.

The Comments panel opens on the right side of the spreadsheet. By default, comment threads for All sheets of the spreadsheet are shown, grouped by sheet. To see only the comment threads for the current sheet, select This sheet in the Filter comments field.

Haga clic en un hilo de comentarios en el panel Comments para abrirlo.

Editar o eliminar comentarios

Nota

El propietario de la hoja o los usuarios con derechos de Editor pueden editar o eliminar cualquier comentario.

Para editar un comentario:

  1. Pase el cursor por el comentario y haga clic en el icono (ellipsis).

  2. Haga clic en Edit.

  3. Realice los cambios deseados, luego haga clic en Save o presione Enter. Para cancelar la edición, haga clic en Cancel o presione Escape.

Truco

Un comentario modificado muestra (edited) al final del texto.

Para eliminar un comentario:

  1. Pase el cursor por el comentario y haga clic en el icono (ellipsis).

  2. Haga clic en Delete.

  3. Haga clic en Confirm para confirmar la eliminación.

Resolver hilos de comentarios

Para resolver un hilo de comentarios:

  1. Acceda al panel Comments haciendo clic en View ‣ All comments en la barra de menú. Alternativamente, con un hilo de comentarios abierto, haga clic en Open all comments.

  2. RRHHClick the (ellipsis) icon for the relevant comment thread, then click Resolve this thread.

Una vez resuelto, el hilo de comentarios ya no es accesible directamente en la hoja, pero permanece visible en el panel Comments; los hilos resueltos se identifican con un icono (check).

To reopen a resolved comment thread, from the Comments panel, click the (ellipsis) icon for the relevant comment thread, then click Re-open this thread.

Usar el hilo de chatter de una hoja de cálculo

RRHHMientras que los comentarios en celdas específicas sirven para discutir elementos concretos de una hoja, el hilo de chatter de una hoja permite una discusión más general.

Para acceder al hilo de chatter de una hoja de cálculo:

  1. RRHHCon la app Documents abierta, vaya a la carpeta o sección donde está guardada la hoja de cálculo.

  2. Seleccione la vista (List) en la esquina superior derecha.

  3. Seleccione la hoja correspondiente y haga clic en el botón (Info & tags) en la esquina superior derecha junto al selector de vista. Alternativamente, con la hoja seleccionada, haga clic en el botón Action y luego seleccione (Info & tags).

El hilo de chatter de la hoja se abre a la derecha de la pantalla, debajo del panel de detalles de la hoja.